Иногда вы не хотите, чтобы некоторые технические документы были доступны всем в Интернете. Например, они могут быть предназначены только для зарегистрированных пользователей, а не для пользователей пробной версии, или для пользователей коммерческой версии, а не бесплатной.
Вы можете реализовать закрытый доступ к документации в системе Документерра. Для этого можно установить уровень видимости публикации Только для авторизованных читателей. Давайте посмотрим, какие есть варианты.
- Создание руководства пользователя с закрытым доступом
- Создание учетной записи авторизованного читателя
- Настройка прав доступа авторизованных читателей
- Особенности документов с закрытым доступом
- Дополнительные опции для защиты руководств пользователя
Создание руководства пользователя с закрытым доступом
- Предположим, у вас есть проект, который должен быть опубликован и виден только ограниченной аудитории.
- Чтобы создать публикацию, нажмите кнопку Опубликовать рядом с названием проекта.
- На шаге 1 мастера публикации проекта задайте для уровня видимости значение Закрытая публикация. Ваш проект будет доступен только для авторов и авторизованных читателей. Авторизованные читатели —это особый тип пользователей —они имеют доступ к документации с закрытым доступом, но не имеют доступа к страницам, доступным авторам (страница проектов, настройки, управление пользователями и т.д.). Кроме того, авторизованный читатель не может изменять контент документации.
- Перейдите к дальнейшим шагам мастера, как вы обычно делаете это при создании публикации .
- После создания публикации вы можете открыть домашнюю страницу портала документации без входа в систему. Это поможет вам убедиться, что публикация не отображается в списке общедоступных документов. Созданная публикация будет доступна только пользователям, которые авторизуются на вашем портал документации —авторизованным читателям и авторам. Чтобы легко выполнить эту проверку, вы можете использовать приватный режим или режим инкогнито вашего веб-браузера.
Создание учетной записи авторизованного читателя
Чтобы предоставить читателю доступ к документу с ограниченным доступом, создайте для него новую учетную запись авторизованного читателя. Вы можете узнать, как это сделать, в следующем разделе: Учетные записи авторизованных читателей.
Настройка прав доступа авторизованных читателей
Различные документы с закрытым доступом можно сделать доступными для разных авторизованных читателей. Вы можете сделать это несколькими способами —смотрите ниже.
- При публикации проекта сделайте его видимым только для авторизованных читателей на первом шаге Мастера публикации проекта. Для этого выберите параметр Закрытая публикация. Опция доступна только для авторов и авторизованных читателей (после входа в систему). Кроме того, вы можете нажать кнопку Настройка доступа, чтобы указать авторизованных читателей, которые будут получать доступ к публикации.
- Когда проект уже опубликован, вы по-прежнему можете управлять видимостью публикации. Для этого перейдите в Настройки публикации → Общие → Видимость и доступ и выберите Закрытая. Доступна только для авторов и авторизованных читателей (после авторизации). Кроме того, вы можете указать авторизованных читателей, которым будет предоставлен доступ.
- Чтобы управлять правами доступа одного авторизованного читателя, перейдите в раздел Настройки → Управление пользователями → Авторизованные читатели и нажмите кнопку Редактировать профиль пользователя. Затем перейдите в раздел Роли и разрешения, где вы можете выбрать, к каким публикациям пользователь будет иметь доступ:
- Чтобы управлять правами доступа групп авторизованных читателей, перейдите в Настройки → Управление пользователями → Группы доступа читателей . Вы увидите список созданных вами групп доступа читателей (дополнительные сведения о группах доступа авторизованных читателей смотри в следующем разделе: Группы доступа авторизованных читателей). Выберите публикации, которые будут доступны для каждой группы доступа читателей:
Особенности документов с закрытым доступом
При создании онлайн-документации с видимостью Только для авторизованных читателей вы должны знать о нескольких вещах:
- Если анонимный читатель попытается получить доступ к документу с ограниченным доступом по прямой ссылке, он будет перенаправлен на страницу авторизации.
- Поскольку Документы с закрытым доступом требуют входа в систему, они не индексируются поисковыми системами. Это означает, что эти документы не будут индексироваться поисковиками Google, Yahoo, Bing и т.д. Если вы ожидаете получить некоторые преимущества в плане SEO от онлайн-документации, убедитесь, что вы разумно закрыли доступ.
Дополнительные опции для защиты руководств пользователя
Существует несколько вариантов защиты онлайн-документации в системе Документерра. О них можно прочитать здесь: Защита руководств пользователя.