В системе Документерра можно управлять доступом к проектам и публикациям для всех типов учетных записей пользователей, включая как авторов, так и авторизованных читателей. Рассмотрим управление доступом для учетной записи автора.
Автор может иметь один из двух вариантов доступа к проектам:
- Все проекты и публикации.
- Только избранные проекты и публикации.
Согласно первому варианту, автор получает доступ ко всем проектам и публикациям. Вторая опция позволяет ограничить доступ автора к определенным проектам и публикациям. Чтобы выбрать эту опцию и указать конкретные проекты и публикации, доступные для данной учетной записи автора, выполните следующие действия:
- Откройте страницу Проекты.
- Нажмите Настройки в левом нижнем углу и перейдите в раздел Управление пользователями → Авторы.
- Если необходимо создать профиль автора, нажмите Создать автора.
- Затем выберите проекты и публикации, к которым автор будет иметь доступ.
- Нажмите OK.
- Если у вас уже есть пользователь с ролью Автор, просто щелкните на имя его профиля.
- Выберите Роли и разрешения на панели слева.
- Выберите опцию Только избранные проекты и публикации и укажите проекты и публикации, которые будут доступны данному пользователю.
- Нажмите Сохранить изменения.
При создании нового проекта его создатель автоматически получает к нему доступ. Проект также будет доступен пользователям, имеющим доступ ко всем проектам. Пользователям с ограниченным доступом нужно вручную назначить разрешение на доступ к новому проекту. Это можно сделать в редакторе настроек проекта, в разделе Видимость и доступ.
При создании новой закрытой или ограниченной публикации, а также при обновлении существующей, можно указать авторов, которым будет предоставлен доступ к этой публикации. По умолчанию доступ к новой публикации получают те же пользователи, которые имеют доступ к родительскому проекту.
Если у пользователя нет доступа к конкретному проекту или публикации, он не видит этот проект или публикацию на странице Проекты, в разделе Отчеты и в настройках портала. На странице «Заблокированные документы» профиля пользователя не отображаются страницы из недоступных проектов, даже если они были заблокированы текущим пользователем до потери доступа к проекту. Папки, привязанные к недоступным проектам, также не отображаются в диспетчере файлов.
Обратите внимание: если у пользователя есть доступ к публикации, но нет доступа к родительскому проекту, то публикация не будет отображаться на странице Проекты. Однако пользователь сможет получить доступ к публикации по прямой ссылке.